Código de comportamiento y ética empresarial

Conflictos de Intereses 

Los empleados deberán actuar en todo momento velando por los intereses de COLORQUIMICA y evitar, siempre que sea posible, aquellas situaciones en que sus intereses personales entren en conflicto con los de la compañía.  Los intereses de las partes con vínculos cercanos (familiares y otras personas que residan en el domicilio familiar) podrán, en función de las circunstancias, ser considerados intereses personales de un empleado.

Todos los conflictos de intereses reales o aparentes en las relaciones personales y profesionales deben manejarse de manera honesta y ética. Los empleados deberán informar de cualquier posible conflicto de intereses a su jefe inmediato tan pronto como se den cuenta de que existe.

Estos son algunos ejemplos de conflictos que deben reportarse y resolverse:

• Recibir una compensación de índole personal o financiera, ya sea en beneficio propio o de un miembro de la familia, de una empresa que realiza o aspira a realizar negocios con COLORQUIMICA.
• El empleado tiene un interés sustancial o trabaja como ejecutivo, directivo o asesor en una empresa que es colaboradora, competidora, proveedora, distribuidora o cliente de COLORQUIMICA.
• El empleado forma parte o apoya actividades en competencia con COLORQUIMICA.
• El empleado aprovecha su cargo o función en COLORQUIMICA para obtener favores financieros o favores personales de parte de una empresa que es colaboradora, competidora, proveedora, distribuidora o cliente de COLORQUIMICA.
• Tener una participación de valor considerable en una empresa de la competencia o en una compañía que realiza o aspira a realizar negocios con COLORQUIMICA (por ejemplo, la titularidad de más 1% de las acciones de un proveedor).

• El empleado utiliza propiedades, mano de obra, o información de COLORQUIMICA en beneficio propio.
• Ser miembro de la junta directiva u ofrecer servicios de consultoría a una empresa que realiza o aspira a realizar negocios con COLORQUIMICA.
• Tener intereses en negocios externos que podrían afectar la productividad del empleado en la empresa, al restar tiempo u atención a sus responsabilidades para con COLORQUIMICA.

Los empleados notificarán por adelantado a COLORQUIMICA cualquier empleo secundario que tengan.

REGALOS E INVITACIONES DE LA EMPRESA

Nuestras decisiones de negocios se basan en los méritos, por lo tanto, en ningún caso entregaremos ni ofreceremos, ya sea de forma directa o indirecta, artículos de valor a terceros, con objeto de influir de forma ilegítima en la decisión empresarial de esa persona o adquirir una ventaja desleal.  

Los regalos y otras concesiones (como descuentos) de los colaboradores comerciales de COLORQUIMICA son, hasta determinado valor, prácticas comerciales habituales y un medio legítimo de crear y reforzar las relaciones empresariales.  No obstante, pueden suponer conflictos de intereses y poner en riesgo la reputación de COLORQUIMICA; por este motivo la aceptación de regalos u otras concesiones está prohibida siempre que los intereses de COLORQUIMICA se vean perjudicados o en caso de que pueda poner en peligro la imparcialidad del empleado, ya sea de forma real o solo en apariencia.

Solo se podrán aceptar regalos ocasionales u otras concesiones de poco valor, considerados socialmente como habituales, siempre que no influyan en las decisiones comerciales. Serán considerados de poco valor si no supera el 25% del SMMLV en cada caso.

Nunca es permitido aceptar un obsequio de dinero en efectivo o equivalentes a dinero en efectivo (por ejemplo, bienes, acciones, u otras formas de instrumentos negociables) por cualquier monto.  

Debe existir una finalidad empresarial legítima para cualquier regalo o invitación, que se regirá siempre por criterios de buen gusto y se ajustarán a los requisitos legales.  Los regalos o concesiones no podrán ser aceptados si pueden influir a los empleados en decisiones concretas o inducirlos a adoptar conductas específicas.

Deberá informarse de forma inmediata sobre los regalos o concesiones que superen el límite especificado a su jefe inmediato. Los regalos que no puedan rechazarse en el contexto de las relaciones comerciales serán donados a fundaciones o para fines que la empresa considere.

Nuestros empleados podrán hacer gastos nominales para obsequios y entretenimiento si han sido autorizados debidamente y se han contabilizado correctamente.  Las comidas e invitaciones a los clientes y proveedores serán de costo y frecuencia razonables, y se ajustan a las normas establecidas por COLORQUIMICA.

DONACIONES

No se podrán hacer donaciones políticas o pagos diferentes a aquellos que estén acordes con los aprobados por la Junta Directiva de COLORQUIMICA. Esto incluye todas las donaciones (por ejemplo, de dinero, bienes, uso de las instalaciones de la Compañía, recursos o tiempo de los Empleados) otorgadas a los partidos políticos, o a los candidatos a cargos públicos o relacionados con las campañas electorales (ya sea a nivel local, regional o nacional).

En cuanto a las donaciones a obras sociales, otorgadas a organizaciones de beneficencia o sin ánimo de lucro, para provecho de la comunidad o con fines filantrópicos, estas pueden, en algunas circunstancias, ser utilizadas como un disfraz para el soborno. Por ejemplo, cuando se otorgan donaciones a una entidad de beneficencia controlada por un Funciona¬rio Público, quien está en posición de tomar decisiones que afecten a COLORQUIMICA. Por lo tanto, aunque COLORQUIMICA apoya el servicio de asistencia a la comunidad y las obras benéficas, la compañía solo podrá hacer una donación siempre y cuando haya sido objeto de una debida diligencia, de un proceso de aprobación y sea apropiada en todas las circunstancias. Es indispensable conocer quién es el verdadero receptor de la donación y el beneficiario final de la misma y hacer lo requerido para conservar los registros de las donaciones.

Adicionalmente, las donaciones solo podrán ser efectuadas si:

• Cumplen con todos los requisitos legales
• Están documentadas de manera apropiada
• Están dirigidas a y para la ayuda de entidades de beneficencia reconocidas, y no a favor de individuos en particular.
• No están condicionadas a una actuación por parte de un individuo o una organización (no deberá haber condicionamientos).
• No buscan asegurar algún negocio inapropiado u otra ventaja

CORRUPCIÓN Y SOBORNO

La Corrupción es el incumplimiento intencional para lograr un beneficio personal o para personas relacionadas.

El Soborno consiste en ofrecer, prometer, dar, aceptar o solicitar una contraprestación, económica o no, con el fin de obtener ventaja de índole comercial, contractual, reglamentaria o personal.

Como parte de nuestro compromiso de operar con integridad, nunca utilizamos el soborno u otra práctica de corrupción. Creemos en la excelencia de nuestros productos y sabemos que el proveer alta calidad es siempre la mejor manera de ganar más negocios

Principios en el desarrollo de las relaciones entre COLORQUIMICA y sus terceros relacionados:

a)  No se negocia, ni se acepta, ni se paga valor alguno por extorsiones o eventos similares y todas aquellas actuaciones que no se desarrollen bajo el marco de la ley.
c)  No se tendrá ningún tipo de relación con grupos al margen de la ley para el logro del desarrollo de las actividades de la empresa.
d) Los empleados de COLORQUIMICA nunca deben ofrecer, realizar ni aceptar ningún tipo de sobornos.

El incumplimiento de alguno de estos principios puede hacer que el empleado sea despedido, puede implicar prisión, y multas para COLORQUIMICA y tal persona. Las condenas por soborno también pueden implicar la pérdida de otros negocios y un perjuicio duradero a la reputación de COLORQUIMICA.    

El soborno y la corrupción son delitos penales en todos los lugares en donde COLORQUIMICA desarrolla sus actividades y que afectan tanto a quienes participan en forma activa como pasiva en la comisión de estos hechos, afectando reputacionalmente a las empresas que estos representen con multas cuantiosas, su exclusión de la licitación de los contratos públicos y su inclusión en listas restrictivas internacionales que afectan la estrategia de internacionalización de las mismas (Listas

ONU, OFAC). El soborno tanto de personas del ámbito privado como de funcionarios del gobierno es ilegal y no cumple el Código de Comportamiento y Ética Empresarial de COLORQUIMICA.

SOBORNO TRANSNACIONAL

COLORQUIMICA ni sus Empleados, administradores, Asociados, Contratistas o Sociedades Subordinadas, dará, ofrecerá o prometerá a un servidor público extranjero, de manera directa o

indirecta: (i) sumas de dinero, (u) objetos de valor pecuniario o (iii) cualquier beneficio o utilidad a cambio de que realice omita o retarde cualquier acto relacionado con sus funciones y en relación con un negocio o transacción.

La prohibición de un pago a un funcionario extranjero se aplica a pagos directos e indirectos.   Ejemplos de pagos prohibidos a funcionarios extranjeros:Para influir en la adjudicación de un contrato con el estado;

• Para evitar una acción gubernamental debida, como la imposición de un impuesto o multa o anulación de un contrato estatal existente;
• Para obtener una licencia o alguna otra autorización de un estado donde la emisión involucre la discreción del funcionario o de su gobierno;
• Para obtener información confidencial acerca de oportunidades comerciales o acerca de actividades de la competencia;
• Para redactar especificaciones de ofertas de licitación a proyectos del gobierno en forma que favorezca a determinados oferentes;
• Para influir en la tasa impositiva que se aplicara a las operaciones de una empresa;
• Para aminorar controles gubernamentales;
• Para afectar la naturaleza de las regulaciones extranjeras o la aplicación de disposiciones regulatorias.

LAVADO DE DINERO

COLORQUIMICA está comprometida en la lucha internacional contra el blanqueo de dinero y la financiación del terrorismo.  No se tolerará los empleados que se vean implicados ni que toleren acciones que infrinjan la legislación nacional o internacional sobre el lavado de dinero.

Por blanqueo o lavado de dinero se entenderá, a título meramente enumerativo, la introducción de dinero u otros activos procedentes directa o indirectamente de un delito en el ciclo económico ordinario del dinero.  La infracción de las normas de blanqueo de dinero puede implicar sanciones disciplinarias y penales para el empleado.


CONFIDENCIALIDAD

Los empleados de COLORQUIMICA no podrán divulgar, ni durante su contrato ni después de su extinción, los secretos comerciales u otra información confidencial sobre COLOQUIMICA que puedan conocer en el curso de su relación laboral con COLORQUIMICA.


La información confidencial de COLORQUIMICA es uno de sus activos más valiosos. Cualquier información relacionada con la Empresa, sus empleados, sus productos, planes o negocios, que por lo general no está disponible libremente al público es confidencial.  La revelación inapropiada o no autorizada de esta información puede dañar significativamente la posición competitiva de la compañía y la seguridad de sus empleados.

Los empleados de COLORQUIMICA deberán mantener en secreto y bajo estricta reserva todos los hechos, datos y demás información que por razón de su trabajo lleguen a conocer directa o indirectamente, y en especial aquellos que hagan parte del conocimiento científico y tecnológico de propiedad de la compañía o de sus clientes.

La información confidencial no podrá revelarse a otras personas ni podrá utilizarse para fines distintos a los profesionales.  Este tipo de información bajo ninguna circunstancia podrá ser divulgada a terceros, a menos que así lo exija la ley o lo autorice la gerencia de la compañía.

PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN DE TERCEROS.
Todos los empleados de COLORQUIMICA deben proteger la información del cliente o tercero que nos es proporcionada, la cual será tratada con el debido cuidado y discreción, cumpliendo con la política de protección de datos de la compañía (A-G-018), en la cual se define como normativa que se debe pedir autorización para utilizar datos de personas naturales y solo ser usados para los fines que la persona autorizó.

BIENES DE LA EMPRESA

Los bienes de COLORQUIMICA se utilizarán para fines comerciales relacionados con la compañía.  Deben ser usados con el debido cuidado y protegerlos de las pérdidas, daños, malos usos, robos, apropiaciones indebidas y destrucción.

El equipo, la maquinaria, otras instalaciones y equipos técnicos, deberán utilizarse de forma apropiada, y de acuerdo con las normas específicas de utilización que en cada caso se hubieran emitido.

USO ADECUADO Y SEGURO DE NUESTRAS REDES DE INFORMACIÓN

Todos los empleados deben proteger las redes de información de la compañía.  Para ello se debe:

1. Conocer y cumplir las normas descritas en nuestra política de uso aceptable de los sistemas de información (A-I-016)
2. Proteger con contraseñas de seguridad la información confidencial que se tenga almacenada en los dispositivos (computadores, celulares, memorias USB).  Proteger esta contraseña, nunca compartirla, ni dejarla en lugares visibles o de fácil acceso para otras personas.
3. Reportar al Gerente de Desarrollo Organizacional o Jefe de Infraestructura y Soporte de forma inmediata si se sospecha de cualquier situación anormal que se presente con la información que cada uno tenga.
4. Usar las redes y sistemas de información solo para propósitos relacionados con los negocios de la compañía, o en caso de requerirlas para otro uso, contar con la autorización asegurándose que dicho uso no interfiera con las responsabilidades de trabajo o con las operaciones seguras de la red

COLORQUIMICA se reserva el derecho a controlar la utilización de internet y el correo electrónico en el caso de que se sospeche de un uso abusivo.  

TRATO JUSTO, EDUCADO Y RESPETUOSO A LOS EMPLEADOS

COLORQUIMICA reconoce que todos los empleados tienen derecho a un trato justo, educado y respetuoso.

No se tolerará ningún tipo de discriminación o acoso a los empleados, ya sea en el contacto directo, en comunicaciones escritas, electrónicas, orales o por cualquier otro medio.  

Se prohíbe cualquier forma de acoso sexual en el trabajo acoso laboral y humillaciones intencionadas de un empleado.  COLORQUIMICA adoptará todas las medidas que estén a su alcance para evitar conductas discriminatorias o de acoso.  Los empleados deberán comunicar cualquier discriminación o acoso que observen en su entorno de trabajo a su jefe inmediato, al departamento de Gestión Humana, o al comité de convivencia laboral.

DISCRIMINACIÓN

COLORQUIMICA proporciona igualdad de oportunidades para todos en reclutamiento, contratación, desarrollo, promoción y remuneración sin tener en cuenta raza, religión, sexo, color, edad, estado civil, género, inclinación sexual, discapacidad física o nacionalidad.

Se prohíbe cualquier discriminación o acoso por motivos de raza, religión, origen, sexo, discapacidad, edad, estado civil, orientación sexual o afiliación a un determinado partido político.  

Se asegura mantener un ambiente de trabajo profesional, seguro, sin uso de drogas.

COLORQUIMICA reconoce y compensa a los empleados con base en su mérito y desempeño, garantizando la competitividad frente al mercado.

Los empleados que participen en conductas discriminatorias o de acoso serán objeto de sanciones internas, y podrán adoptarse acciones civiles y penales contra ellos.

COMPETENCIA DESLEAL

COLORQUIMICA está a favor de la defensa de la competencia.  Por este motivo, como parte de su política, observa y exige a todos los empleados que observen las leyes de defensa de competencia y no participarán en acciones que puedan conducir a la competencia desleal

LÍNEA ÉTICA
En COLORQUIMICA se cuenta con los siguientes canales para reportar:

• Comunicación con jefe inmediato, Grupo directivo, área de gestión humana, área de seguridad física
• Buzón físico o virtual
• Llamada anónima
• Contacto anónimo por página web:  www.colorquimica.com.co
• La línea ética, esta es un servicio de reporte confidencial vía internet las 24 horas, donde se pueden hacer preguntas, obtener asesoría, reportar posibles violaciones a la ley o a nuestro Código. El servicio está disponible para todos los empleados, contratistas, clientes, accionistas o proveedores con inquietudes acerca de nuestras prácticas comerciales.

COLORQUIMICA cuenta con el siguiente correo electrónico a través del cual se puede reportar conductas indebidas: [email protected]

Ejemplos de asuntos que se pueden reportar a la línea ética

• Situaciones sospechosas relacionadas con LA/FT
• Problemas internos o de control contable
• Regalos o gratificaciones inapropiados
• Sobornos o comisiones ilegales
• Abuso de información privilegiada
• Robo o fraude
• Divulgación de información no autorizada
• Acoso o discriminación
• Problemas con el medio ambiente
• Abuso de drogas o alcohol
• Problemas de calidad
• Problemas de seguridad
• Conflicto de intereses no informado

COMUNICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE RECIBO Y LECTURA

Este Código de Comportamiento y Etica Empresarial no prevé todas las situaciones y circunstancias que puedan presentarse.  Esto no quiere decir que se permitan conductas poco éticas si no se ha regulado nada específico al respecto.  Los empleados deberán comportarse como personas leales, honradas y responsables

En caso de duda en situaciones concretas sobre una conducta determinada, póngase en contacto con su jefe inmediato, el departamento de Gestión Humana o al comité de convivencia laboral.
Antes de comenzar el empleo, el departamento de Gestión Humana es responsable de asegurar que a todo nuevo empleado de COLORQUIMICA se le suministre este Código de Comportamiento y Ética Empresarial y obtener de dicho empleado la confirmación de recibo y lectura del Código de Comportamiento y Ética Empresarial, diligenciado y firmado.
Este Código de Comportamiento se distribuirá también a todos los contratistas cuyos servicios contrate COLORQUIMICA.