Código de comportamiento y ética empresarial
Presentación
Colorquimica S.A.S. en su calidad de empresa responsable con sus diferentes públicos, fundamenta todas sus actividades, procesos y relaciones en el respeto a los derechos humanos, la preservación del medio ambiente, la abolición de todo acto de corrupción y la prevalencia del interés general. Es por ello, que constantemente está en la búsqueda de la construcción de una cultura organizacional cimentada en los siguientes valores corporativos:
- Compromiso: Participar activamente en el éxito y crecimiento de la empresa y grupos de interés.
- Colaboración: Trabajo en equipo para el logro de objetivos comunes.
- Efectividad: Optimizar el uso de los recursos y el tiempo disponibles, para el logro de las metas trazadas.
- Innovación: Búsqueda permanente de ideas novedosas que generen valor agregado en el interior y exterior de la empresa.
- Aprendizaje: Capacidad de desarrollar, ampliar, poner en práctica y transferir conocimientos para lograr mejores resultados.
- Respeto: Fundamentar nuestra actuación y procesos en los derechos y dignidad de los grupos de interés.
- Lealtad: Actuar con respeto, rectitud y sentido de pertenencia en todas las actividades, funciones y relaciones.
- Coherencia: Actuar y pensar acorde con las políticas y principios de la empresa.
Declaración de principios
Colorquimica S.A.S
- Apoya la protección de los derechos humanos y mantiene relaciones honestas, idóneas, constructivas y responsables con sus grupos de interés: accionistas, empleados, proveedores, clientes, comunidad vecina y autoridades.
- Rechaza y condena toda práctica de soborno, extorsión y fraude.
- Excluye toda forma de trabajo forzado y apoya la abolición de prácticas de discriminación por sexo, género, religión, edad, estado civil, ideología, raza o color.
- Cumple con todas las leyes, normas y regulaciones propias de su ejercicio y procesos.
- Establece relaciones con compañías o entidades comprometidas y responsables con la sociedad, el medio ambiente, la seguridad y las leyes.
- Elimina todo acto de competencia desleal o denigratoria.
- Cuenta con un enfoque preventivo y de preservación del medio ambiente en todas sus actividades y procesos.
- Impulsa un clima laboral fundamentado en la seguridad física e industrial, previniendo actos y procesos inseguros.
- Brinda a sus empleados los recursos y medios necesarios para el óptimo desarrollo de sus funciones y responsabilidades laborales.
- Vela por la confidencialidad de la información de sus grupos de interés comprometiéndose a no revelarla a terceros, salvo que sea con su consentimiento o en cumplimiento de una obligación legal
Ámbito de Aplicación:
Todos los trabajadores y cargos directivos (en adelante “empleados”) de la empresa COLORQUIMICA S.A. están sujetos al presente Código de Comportamiento y Ética Empresarial, independientemente de su función o cargo.
Este Código es parte integrante del contrato de trabajo y complementa todas las normas, directrices, etc. actuales y futuras de COLORQUMICA S.A.S., al igual que también rige la postura de COLORQUIMICA respecto a determinadas cuestiones relevantes.
Todos los empleados son mayores de 18 años y por tanto deberán cumplir todas las leyes y las normas relacionadas con su trabajo, así como todas las normas y directrices internas de COLORQUIMICA.
Los empleados de Colorquimica S.A.S
- Actúan con transparencia construyendo un ambiente de seguridad y confianza con sus clientes internos y externos, y brindan una información oportuna, de calidad, confiable y completa.
- Realizan sólo aquellas actividades para las cuales están capacitados y entrenados, y realizan transferencia de conocimiento cuando es necesario.
- Comunican oportunamente a sus superiores cuando perciben conflicto de intereses.
- Introducen en su ámbito laboral la política de gestión de la compañía, garantizando productos de calidad, productos inocuos en la línea de colores y aditivos FD&C, la seguridad y salud en el trabajo, la preservación del medio ambiente y la protección de procesos, información e infraestructura.
- Responden por las consecuencias de sus actuaciones y decisiones.
- Se comprometen con los objetivos y principios corporativos, y actúan siempre en el beneficio de la empresa y sus grupos de interés.
- Respetan las diferencias y reconocen la diversidad de las personas.
- Promueven nuevas ideas, siempre con un enfoque de mejora continua.
CONFLICTOS DE INTERESES: Los empleados deberán actuar en todo momento velando por los intereses de COLORQUIMICA S.A.S. y evitar, siempre que sea posible, aquellas situaciones en que sus intereses personales entren en conflicto con los de COLORQUIMICA. Los intereses de las partes con vínculos cercanos (familiares y otras personas que residan en el domicilio familiar) podrán, en función de las circunstancias, ser considerados intereses personales de un empleado.
Todos los conflictos de intereses reales o aparentes en las relaciones personales y profesionales deben manejarse de manera honesta y ética. Los empleados deberán informar de cualquier posible conflicto de intereses a su supervisor tan pronto como se den cuenta de que existe.
Estos son algunos ejemplos de conflictos que deben reportarse y resolverse:
- Recibir una compensación de índole personal o financiera, ya sea en beneficio propio o de un miembro de la familia, de una empresa que realiza o aspira a realizar negocios con COLORQUIMICA.
- El empleado tiene un interés sustancial o trabaja como ejecutivo, directivo o asesor en una empresa que es colaboradora, competidora, proveedora, distribuidora o cliente de COLORQUIMICA.
- El empleado forma parte o apoya actividades en competencia con COLORQUIMICA.
- El empleado aprovecha su cargo o función en COLORQUIMICA para obtener favores financieros o favores personales de parte de una empresa que es colaboradora, competidora, proveedora, distribuidora o cliente de COLORQUIMICA.
- Tener una participación de valor considerable en una empresa de la competencia o en una compañía que realiza o aspira a realizar negocios con COLORQUIMICA (por ejemplo, la titularidad de más 1% de las acciones de un proveedor).
- El empleado utiliza propiedades, mano de obra, o información de COLORQUIMICA en beneficio propio.
- Ser miembro de la junta directiva u ofrecer servicios de consultoría a una empresa que realiza o aspira a realizar negocios con COLORQUIMICA.
- Tener intereses en negocios externos que podrían afectar la productividad del empleado en la empresa, al restar tiempo u atención a sus responsabilidades para con COLORQUIMICA.
Los empleados notificarán por adelantado a COLORQUIMICA S.A. cualquier empleo secundario que tengan.
CORRUPCIÓN: COLORQUIMICA no tolerará ninguna forma de soborno activo o pasivo, lo que incluye expresamente sobornos en el sector público o privado y ofrecer favores/pagos de complicidad. Pero pueden presentarse situaciones que no constituyan actos delictivos de corrupción, y que generan dudas sobre la imparcialidad profesional de los empleados, clientes o colaboradores comerciales de COLORQUIMICA. La disposición siguiente incluye normas de conducta para evitar dichas situaciones.
REGALOS E INVITACIONES DE LA EMPRESA: Nuestras decisiones de negocios se basan en los méritos, por lo tanto, en ningún caso entregaremos ni ofreceremos, ya sea de forma directa o indirecta, artículos de valor a terceros, con objeto de influir de forma ilegítima en la decisión empresarial de esa persona o adquirir una ventaja desleal. Los regalos y otras concesiones (como descuentos) de los colaboradores comerciales de COLORQUIMICA S.A.S. son, hasta determinado valor, prácticas comerciales habituales y un medio legítimo de crear y reforzar las relaciones empresariales. No obstante, pueden suponer conflictos de intereses y poner en riesgo la reputación de COLORQUIMICA; por este motivo la aceptación de regalos u otras concesiones está prohibida siempre que los intereses de COLORQUIMICA se vean perjudicados o en caso de que pueda poner en peligro la imparcialidad del empleado, ya sea de forma real o solo en apariencia. Solo se podrán aceptar regalos ocasionales u otras concesiones de poco valor, considerados socialmente como habituales, siempre que no influyan en las decisiones comerciales. Serán considerados de poco valor si no supera el 25% del SMMLV en cada caso. Nunca es permitido aceptar un obsequio de dinero en efectivo o equivalentes a dinero en efectivo (por ejemplo, bienes, acciones, u otras formas de instrumentos o intereses negociables) por cualquier monto. Debe existir una finalidad empresarial legítima para cualquier regalo o invitación, que se regirá siempre por criterios de buen gusto y se ajustarán a los requisitos legales, además de adecuarse a las normativas de los donantes receptores en esta materia. Los regalos o concesiones no podrán ser aceptados si pueden influir a los empleados en decisiones concretas o inducirlos a adoptar conductas específicas. Deberá informarse de forma inmediata sobre los regalos o concesiones que superen el límite especificado a su jefe inmediato. Los regalos que no puedan rechazarse en el contexto de las relaciones comerciales serán donados a fundaciones o para fines que la empresa considere. Nuestros empleados podrán hacer gastos nominales para obsequios y entretenimiento si han sido autorizados debidamente y se han contabilizado correctamente. Las comidas e invitaciones a los clientes y proveedores serán de costo y frecuencia razonables, y se ajustan a las normas establecidas por COLORQUIMICA.
LAVADO DE DINERO: COLORQUIMICA S.A.S. está comprometido en la lucha internacional contra el blanqueo de dinero y la financiación del terrorismo. En su ámbito de trabajo, los empleados no se verán implicados ni tolerarán acciones que infrinjan la legislación nacional o internacional sobre el lavado de dinero.
Por blanqueo o lavado de dinero se entenderá, a título meramente enumerativo, la introducción de dinero u otros activos procedentes directa o indirectamente de un delito en el ciclo económico ordinario del dinero. La infracción de las normas de blanqueo de dinero puede implicar sanciones disciplinarias y penales para el empleado.
COMPETENCIA DESLEAL: COLORQUIMICA está a favor de la defensa de la competencia. Por este motivo, como parte de su política, observa y exige a todos los empleados que observen las leyes de defensa de competencia y no participarán en acciones que puedan conducir a la competencia desleal.
CONFIDENCIALIDAD: Los empleados de COLORQUIMICA no podrán divulgar, ni durante su contrato ni después de su extinción, los secretos comerciales u otra información confidencial sobre COLORQUIMICA que puedan conocer en el curso de su relación laboral con COLORQUIMICA S.A.S.
La información confidencial incluye, la información sobre actividades comerciales, tecnología, propiedad intelectual e industrial, situación financiera y empleados, así como toda la información sobre clientes, proveedores o colaboradores comerciales de COLORQUIMICA. Los derechos de propiedad industrial e intelectual de COLORQUIMICA no solo incluyen secretos comerciales, patentes, marcas, sino también planes comerciales y servicios y los conocimientos técnicos. La información confidencial no podrá revelarse a otras personas ni podrá utilizarse para fines distintos a los profesionales. Esta información puede revelarse solo si ya es de dominio público, o si es en virtud de un requisito legal.
BIENES DE LA EMPRESA: Los bienes de COLORQUIMICA deberán usarse solo para fines comerciales relacionados con COLORQUIMICA. Los empleados tratarán los bienes de COLORQUIMICA con el debido cuidado y deberán protegerlos de las pérdidas, daños, malos usos, robos, apropiaciones indebidas y de su destrucción. El equipo, la maquinaria, otras instalaciones y equipos técnicos, deberán utilizarse de forma apropiada, y de acuerdo con las normas específicas de utilización que en cada caso se hubieran emitido.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y CORREO ELECTRÓNICO: COLORQUIMICA S.A.S. ha adquirido paquetes de software para todos los puestos de trabajo según los términos de licencias aplicables. Se prohíbe a los empleados que copien los programas protegidos por contratos de licencia para fines personales y que instalen programas propios en su puesto de trabajo. Los servicios de correo electrónico y el acceso a internet se facilitan para su uso profesional. El uso del correo electrónico como medio profesional de comunicación está sujeto a las mismas reglas de archivo que las comunicaciones en papel. Así mismo, cuando se envíen mensajes de correo electrónico se utilizarán las mismas precauciones y el mismo trato habitual que con las comunicaciones en papel. Los empleados pueden utilizar de forma razonable y ocasional para fines personales la infraestructura de internet y correo electrónico siempre que dicho uso no afecte su rendimiento en el trabajo, genere o agrave un riesgo de seguridad o requiera recursos significativos. Los empleados no podrán, bajo ninguna circunstancia, utilizar los medios de comunicación e información de COLORQUIMICA para fines ilícitos o poco éticos. Buscar, descargar o reenviar información con un contenido racista o pornográfico o que haga enaltecimiento de la violencia será considerado un uso abusivo y podrá conllevar sanciones penales. COLORQUIMICA se reserva el derecho a controlar la utilización de internet y el correo electrónico en el caso de que se sospeche de un uso abusivo. Dicha situación se regulará mediante otras normas internas.
TRATO JUSTO, EDUCADO Y RESPETUOSO A LOS EMPLEADOS: COLORQUIMICA reconoce que todos los empleados tienen derecho a un trato justo, educado y respetuoso. COLORQUIMICA no tolerará ningún tipo de discriminación o acoso a los empleados, ya sea en el contacto directo, en comunicaciones escritas, electrónicas, orales o por cualquier otro medio. Se prohíbe cualquier discriminación o acoso por motivos de raza, religión, origen, sexo, discapacidad, edad, estado civil, orientación sexual o afiliación a un determinado partido político. Deberán observarse las normas y regulaciones sobre la igualdad de hombres y mujeres, en cuanto a la asignación de tareas, retribución, formación, desarrollo profesional y ascensos. Se prohíbe cualquier forma de acoso sexual en el trabajo acoso laboral y humillaciones intencionadas de un empleado. COLORQUIMICA adoptará todas las medidas que estén a su alcance para evitar conductas discriminatorias o de acoso. Los empleados deberán comunicar cualquier discriminación o acoso que observen en su entorno de trabajo a su jefe inmediato y al departamento de Gestión Humana.
Los empleados que participen en conductas discriminatorias o de acoso serán objeto de sanciones internas, y podrán adoptarse acciones civiles y penales contra ellos.
PRIVACIDAD DE DATOS: Los datos de los clientes y empleados serán tratados con el debido cuidado y discreción. La divulgación de dichos datos solo se permite si se cumplen los requisitos legales y las normas internas.
COMUNICACIÓN Y CONFIRMACIÓN DE RECIBO Y LECTURA: El código de Comportamiento y Ética Empresarial no prevé todas las situaciones y circunstancias concebibles. Esto no quiere decir que se permiten conductas poco éticas si no se ha regulado nada específico al respecto. Este código regula algunas normas mínimas y ayuda a aplicar el sentido común. Los empleados deberán comportarse como personas leales, honradas y responsables. En caso de duda en situaciones concretas sobre una conducta determinada, póngase en contacto con su jefe inmediato o el departamento de Gestión Humana. Antes de comenzar el empleo, el Departamento de Gestión Humana es responsable de asegurar que a todo nuevo empleado potencial de COLORQUIMICA S.A.S. se le suministre este Código de Comportamiento y Ética Empresarial y obtener de dicho empleado el Formulario de Confirmación de Recibo y Lectura del Código de Comportamiento, completado y firmado. Este Código de Comportamiento se distribuirá también a todos los consultores cuyos servicios contrate COLORQUIMICA S.A.S. por cualquier período que exceda de seis meses. Lo mismo aplicará a proveedores importantes de COLORQUIMICA S.A.S.