Política sobre Privacidad y Protección de Datos Personales

Objetivo

La presente política tiene como finalidad dar aplicación a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 sobre la protección de datos personales, y por tanto dar conocer a todos los trabajadores de COLORQUIMICA, a sus socios comerciales, proveedores, clientes, colaboradores, contratantes y, en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser objeto de Tratamiento por ella, los mecanismos y procedimientos implementados por COLORQUIMICA para proteger los derechos a la privacidad, intimidad y habeas data así como el proceso y procedimiento detallado que deben seguir los Titulares para ejercer sus derechos; y, finalmente, describir las finalidades y los tipos de Tratamiento a los cuales se someterán los Datos Personales a los que COLORQUIMICA tenga acceso como parte de sus actividades mercantiles.

Los datos personales en custodia de COLORQUIMICA, en su condición de responsable y/o encargado según el caso, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones previstas en las leyes colombianas, la legislación nacional existente y las buenas prácticas aplicables al régimen de protección de datos personales, de acuerdo con lo que determina la Política sobre Privacidad y Protección de Datos Personales que se define a continuación.

Destinatarios de la política

COLORQUIMICA y todas las empresas con las que pueda formar un grupo que desarrollen actividades en Colombia, así estén domiciliadas en un país diferente y que recolecten datos de personas para fines relacionados con sus actividades.

Política

1. Definiciones: Para dar aplicación a las presentes políticas, se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

d) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

e) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

f) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

g) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

h) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

2. Deberes de COLORQUIMICA:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política.

h) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

j) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

k) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

3. Encargado del Tratamiento: COLORQUIMICA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información como Encargados del Tratamiento. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, COLORQUIMICA advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros. El tratamiento efectuado respecto de los datos personales consiste en su obtención, recolección, almacenamiento, uso, circulación, corrección o supresión.

 

4. Calidades de Responsable y Encargado del Tratamiento: En caso de que COLORQUIMICA tenga a la vez las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, deberá cumplir con los deberes exigidos para cada uno de ellos, de acuerdo con lo establecido en la presente política.

 

5. Recolección de los datos personales: La recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que sean pertinentes y adecuados para el fin por el cual se solicitan.

 

6. Propósito o Finalidad de la recolección de datos personales: COLORQUIMICA podrá recolectar datos para los siguientes fines y así deberá ser informado al Titular:

a) Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales;

b) Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios;

c) Informar sobre nuevos productos y/o servicio, cambios o modificaciones en estos;

d) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial, adelantados por COLORQUIMICA. y/o por terceras personas.

e) Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.

d) Informar sobre el estado de los pedidos o requerimientos.

e) Atender quejas y reclamaciones.

f) Otorgar cupos de crédito, informar sobre el estado de cuentas (cartera)

g) Invitar a eventos.

h) Soportar procesos de auditoría interna o externa;

i) Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de COLORQUIMICA.

Respecto de los datos (i) recolectados directamente en la recepción de nuestras instalaciones, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de COLORQUIMICA., éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de COLORQUIMICA. y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, COLORQUIMICA. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (iv) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad; (v) que sea requerido o permitido por la ley.

 

7. Autorización del Titular: Solo se podrán recolectar datos personales con autorización del Titular de la información. Para el efecto, en el momento de la recolección de datos, COLORQUIMICA realizará lo siguiente:

a) Solicitar la autorización del Titular para el Tratamiento de los datos.

b) Informar al Titular:

– Los datos personales que serán recolectados.

– Todas las finalidades específicas para las cuales se está obteniendo la información y su consentimiento.

– Sobre la existencia de esta política de protección de datos y la forma de acceder a ella.

– Sobre sus derechos.

– Sobre los mecanismos de reclamación y consulta.

 

8. Modo de obtener la Autorización: COLORQUIMICA podrá utilizar diferentes mecanismos para obtener la autorización del Titular y garantizar su consulta. COLORQUIMICA, sus trabajadores y terceros Autorizados se abstendrán de recolectar y Tratar Datos Personales si el Titular no ha suscrito la respectiva Autorización. Además, COLORQUIMICA, sus trabajadores y terceros Autorizados conservarán en todo momento una copia de la Autorización para consultas futuras.

 

10. Derechos del Titular de datos personales: El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Solicitar a través de reclamación, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, por ejemplo que tenga deudas pendientes con COLORQUIMICA

b) Solicitar a través de reclamación, la corrección o actualización de sus datos personales.

c) Consultar la información que la Empresa tiene sobre él y el tratamiento que se le da a la misma.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

11. Área de Protección de Datos Personales: El Titular podrá hacer algún reclamo, conocer la información, solicitar la actualización, rectificación y/o supresión o revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales a través del correo electrónico: colorquimica@colorquimica.com.co, o podrá llamar al teléfono en Medellín: (+57 4) 3021717 ext. 1141

A través de los referidos canales de atención, COLORQUIMICA tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley, el Manual y esta Política. Algunas de las funciones que cumplirán la línea de atención especializada y/o el correo en relación con Datos Personales son:

– Recibir y atender todas las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder solicitudes.

– Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

– Asegurar la protección de los Datos Personales.

– Asegurar la implementación de buenas prácticas de gestión de Datos Personales dentro de COLORQUIMICA

– Registrar las Bases de Datos administradas por COLORQUIMICA en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar dicho registro cuando sea necesario.

 

12. Trámite de reclamaciones: COLORQUIMICA deberá tramitar las reclamaciones de los titulares de la siguiente forma:

a) El Titular podrá hacer el reclamo, suministrando la siguiente información:

– Identificación del Titular.

– La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

– La dirección.

– Los documentos que quiera hacer valer, si es del caso.

b) Si el Titular no presenta la información completa, se le deberá informar que la debe completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del reclamo, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del mismo.

c) El plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 

13. Trámite de consultas: COLORQUIMICA deberá atender las consultas de los Titulares de datos personales en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En caso de no poder hacerlo, se deberá informar al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se le dará respuesta.

 

14. Personas legalmente autorizadas para hacer reclamaciones o consultas: Podrán hacer reclamaciones o consultas sobre los datos personales las siguientes personas:

a) El Titular de los datos personales, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

b) Los herederos del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

d) Las personas que estén facultadas para representar los derechos de los niños, niñas o adolescentes.

 

15. Tratamiento de datos sensibles:

En el marco de sus actividades mercantiles, COLORQUIMICA puede recolectar y Tratar Datos Sensibles, tales como pero sin reducirse a:

Datos Sensibles Clase de Dato Sensible

Salud Historia clínica e información sobre salud, en el caso de los trabajadores de COLORQUIMICA.

Los Datos Sensibles serán Tratados con la diligencia razonable y estándares de seguridad. El acceso a los Datos Sensibles será limitado para salvaguardar la privacidad de los mismos, por lo cual solo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

La Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles es opcional y enteramente facultativa para el Titular, por lo cual el Titular puede no Autorizar el Tratamiento de sus Datos Sensibles.

Se realizará el Tratamiento de los datos sensibles siempre que el Titular haya dado su autorización expresa a dicho Tratamiento.

 

16. Tratamiento de Datos de niños, niñas y/o adolescentes:

COLORQUIMICA podrá solicitar información de menores de 18 años, en cuyo caso, solicitará Autorización de los padres o tutores legales, antes de darle Tratamiento a los Datos Personales del menor. Los padres o tutores legales podrán cambiar o revocar la Autorización tal como se describe en esta Política.

Cuando COLORQUIMICA realice Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

– El Tratamiento responderá y respetará el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

-En todo momento se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales

 

17. Seguridad

COLORQUIMICA dispone de medidas técnicas, humanas y de seguridad necesarias para mantener la confidencialidad y seguridad razonables de los Datos Personales, con el fin de evitar la adulteración, modificación, consulta, eliminación, y uso y acceso fraudulento de los Datos Personales por personas no Autorizadas. COLORQUIMICA ajustará el Tratamiento de Datos Personales a los estándares de seguridad que reglamenten en un futuro las autoridades competentes.

 

15. Modificaciones.

Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por COLORQUIMICA y hará parte de los contratos que celebre COLORQUIMICA, donde resulte pertinente. Toda modificación sustancial de esta Política será comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de COLORQUIMICA y/o correos electrónicos